Organizacja konferencji

Organizacja konferencji

Konferencje są zazwyczaj wydarzeniami, które mają zapaść w pamięci ich uczestników, oraz dodatkowo przynieść owocne wnioski, bądź rozwiązania. Wbrew pozorom organizacja konferencji wcale nie jest tak łatwym zadaniem, jak mogłyby się nam wydawać. Osoba odpowiedzialna za organizację konferencji ma bowiem na głowie naprawdę sporo zadań, podczas realizacji których naprawdę nietrudno zaliczyć wpadkę.

Jak więc zorganizować konferencję tak, aby była ona strzałem w dziesiątkę?

Organizacja konferencji powinna przede wszystkim rozpocząć się od samej koncepcji. Należy więc zastanowić się nad tym w jakim celu odbędzie się konferencja, dla kogo będzie przeznaczona konferencja, kiedy i gdzie będzie ona miała miejsce, oraz w jaki sposób chcemy ją zorganizować. Świetne wrażenie na uczestnikach konferencji z całą pewnością wywrze, jeżeli dostosujemy temat konferencji z jego miejscem. Przykładowo jeśli chcemy rozmawiać o nowych technologiach, warto wybrać naprawdę nowoczesną salę konferencyjną. Warto przemyśleć również w jaki sposób zamierzamy zaprosić swoich gości na prezentację. Zazwyczaj są to albo zapisy internetowe, bądź zaproszenia kierowane bezpośrednio do wybranych osób drogą elektroniczną, poprzez wysłanie wiadomości e­mail.

Prawidłowa organizacja konferencji powinna także obejmować sporządzenie scenariusza całego spotkania. Powinniśmy od razu sobie założyć o czym dokładnie chcemy rozmawiać z naszymi prelegentami, oraz w jakiej kolejności chcemy poruszyć planowane przez nas kwestie. Należy pamiętać o tym, że odpowiedni harmonogram i świetna organizacja spotkania są kluczem do jego sukcesu. Organizacja konferencji powinna także obejmować sporządzenie jej kosztorysu. Świetna organizacja obejmuje także wybór odpowiedniego miejsca na konferencję i sprawdzenia go jeszcze przed nią. Należy upewnić się, czy odpowiada nam jakość, oraz forma ułożenia stołu i fotelów, czy krzeseł, na których spoczną nasi prelegenci. Zadbajmy także o to, aby sprzęt video i audio był odpowiedni, szczególnie jeśli na konferencji ma zjawić się sporo osób.

Jeżeli podczas konferencji zależy nam na dyskusji prelegenci warto zadbać o to, aby każdy z nich miał możliwość wypowiedzenia się przez mikrofon. W tym wypadku świetnie sprawdzają się pulpity z mikrofonem wbudowane w blat stołu. Warto pomyśleć także o miejscu, w którym nasi prelegenci będą mogli odpocząć w czasie przerwy konferencji. Możemy być pewni, że docenią ten fakt i uznają, że organizacja konferencji odbyła się na naprawdę wysokim poziomie.